Dokument einem Agenten zuweisen

Zwei Wege

Du kannst ein Dokument aus der Bibliothek heraus zuweisen oder beim Einrichten eines Agenten auswählen.

Aus der Bibliothek heraus

Jedes Dokument zeigt, wo es genutzt wird — zum Beispiel „In 3 Agenten“ oder Noch nicht zugewiesen. Ein Klick öffnet Wo wird dieses Dokument genutzt?. Dort siehst du unter Genutzt in die aktuellen Zuweisungen und kannst über Agent wählen einen weiteren hinzufügen.

Weist du ein Dokument einem Agenten zu, nutzen es alle seine Instanzen.

Beim Einrichten eines Agenten

Unterstützt der Ablauf Wissensdokumente, erscheint im Einrichtungsassistenten ein Schritt Wissen. Dort wählst du ein vorhandenes Dokument aus oder lädst direkt ein neues hoch. Als erforderlich markierte Dokumente müssen zugewiesen sein, bevor der Agent aktiviert werden kann.

Dokumente für eine einzelne Instanz

Einzelne Agenten-Instanzen können zusätzlich eigene Dokumente bekommen. Die wählst du beim Erstellen der Instanz. So bekommt zum Beispiel ein Standort seine eigene Preisliste, während alle anderen Dokumente gemeinsam genutzt werden.

Warum Zuweisungen das Löschen blockieren

Solange eine Agenten-Instanz ein Dokument nutzt, lässt es sich weder ersetzen noch löschen. Das verhindert, dass ein Agent mitten im Betrieb ohne seine Grundlage dasteht. Hebe die Zuweisung zuerst auf.

Aufräumen

Dokumente ohne Zuweisung sind mit Noch nicht zugewiesen markiert. Geh die Liste gelegentlich durch: Entweder das Dokument gehört zu einem Agenten — oder es kann weg.