Nebenstellen anlegen und prüfen

Wofür Nebenstellen da sind

Unter Nebenstellen hinterlegst du alle internen Anschlüsse, an die dein Agent weiterleiten soll — also die Apparate, an denen Mitarbeitende Anrufe übernehmen.

Nebenstelle hinzufügen

Trage unter Nebenstelle hinzufügen eine Bezeichnung (zum Beispiel „Vertrieb“) und die Nebenstelle ein. Die Nebenstelle besteht aus 2 bis 6 Ziffern.

Die Bezeichnung ist das, woran du die Nebenstelle später wiedererkennst — wähle sie so, dass auch Kolleginnen und Kollegen sie verstehen.

Jede Nebenstelle einmal prüfen

Neue Nebenstellen musst du einmal kurz prüfen. Erst danach kann dein Agent dorthin weiterleiten. Klicke bei der Nebenstelle auf Prüfen.

Beim Prüfen klingelt das Telefon der Nebenstelle kurz. Sag den Kolleginnen und Kollegen am besten vorher Bescheid — die Oberfläche fragt dich vor dem Test noch einmal.

Die Status

• Erreichbar — das Telefon hat geklingelt; dein Agent kann dorthin weiterleiten
• Nicht erreichbar — die Nebenstelle hat nicht reagiert; prüfe die Nummer und ob dort ein Telefon angeschlossen ist
• Nicht geprüft — noch kein Test durchgeführt

Oben siehst du den Fortschritt, zum Beispiel „3 von 5 geprüft“.

Wann Prüfen noch nicht geht

Die Prüfung setzt voraus, dass die Telefonanlage angemeldet ist. Je nach Stand siehst du einen dieser Hinweise:

• „Teste zuerst die Verbindung zu deiner Telefonanlage.“
• „Aktiviere die Anbindung — danach kannst du Nebenstellen prüfen.“
• „Nebenstellen können erst geprüft werden, wenn die Telefonanlage angemeldet ist.“

Warum du nicht beliebig oft prüfen kannst

Prüfungen sind zeitlich begrenzt — zum Schutz davor, dass deine Telefonanlage unsere IP-Adresse sperrt. Erscheint „Bitte kurz warten“, versuche es in ein paar Sekunden erneut.

Nebenstelle entfernen

Über das Entfernen-Symbol löschst du eine Nebenstelle. Dein Agent kann danach nicht mehr dorthin weiterleiten.

Wird die Nebenstelle noch als Weiterleitungsziel verwendet, blockiert die Oberfläche das Entfernen und nennt die betroffenen Agenten. Ändere das Ziel zuerst in der Konfiguration dieser Agenten.

Letzter Schritt: Weiterleitungsziel im Agenten setzen

Eine geprüfte Nebenstelle wird erst genutzt, wenn du sie im Agenten als Weiterleitungsziel hinterlegst. Die Checkliste Noch zu erledigen weist dich darauf hin und bietet Agent konfigurieren an.

Voraussetzung dafür: Die Konfiguration des Agenten muss überhaupt ein Feld vom Typ Weiterleitungsziel enthalten. Fehlt es, kannst du dort keine Nebenstelle auswählen — dann ergänzt du das Feld zuerst im Agenten. Im Workflow trägst du beim Baustein Anruf weiterleiten dann keine feste Nummer ein, sondern verwendest diese Variable; das konkrete Ziel wird pro Agent-Instanz gesetzt.