Kalender

Was der Baustein macht

Kalender verwaltet Kalenderereignisse über eine verbundene Mailbox mit Kalenderberechtigung. Je nach gewählter Aktion kann der Agent Termine anlegen, löschen oder suchen.

Kalender-Konto

Unter Kalender-Konto wählst du die Mailbox aus, über die gearbeitet wird, und darunter den konkreten Kalender.

Ist noch keine kalenderfähige Mailbox verbunden, weist die Oberfläche darauf hin, dass du Outlook oder Gmail unter Integrationen verbinden musst. Wie das geht, steht in E-Mail und Kalender verbinden.

Der häufigste Fehler liegt hier: Es wird ein Kalender ausgewählt, der nur gelesen, aber nicht beschrieben werden darf. Das Anlegen scheitert dann erst zur Laufzeit. Prüfe beim Verbinden, dass der gewählte Kalender wirklich derjenige ist, in dem Termine entstehen sollen.

Die Aktionen

• Termin erstellen — legt einen neuen Termin an. Die Angaben — Zeitpunkt, Dauer, Titel, Teilnehmer — kommen typischerweise aus zuvor erfassten Werten.
• Termine suchen — sucht bestehende Termine, etwa um freie Zeiten zu ermitteln oder einen vorhandenen Termin zu finden.
• Termin löschen — entfernt einen Termin, zum Beispiel bei einer Absage.

Ein bewährtes Zusammenspiel

Für eine Terminvereinbarung am Telefon funktioniert diese Reihenfolge gut:

1. Termine suchen, um freie Zeiten zu ermitteln.
2. Auswahl anbieten im Variable-Modus, um dem Anrufer die gefundenen Slots vorzulesen.
3. Termin erstellen mit der getroffenen Wahl.
4. E-Mail senden als Bestätigung — am besten in der Nachbearbeitung.

Plane dabei den Fall ein, dass die Suche keine freien Termine liefert. Ohne Alternativpfad steht das Gespräch an dieser Stelle still.

Worauf du achten solltest

• Zeitzonen. Vergewissere dich, dass der Termin dort landet, wo du ihn erwartest — besonders wenn Anrufer und Kalender in unterschiedlichen Regionen liegen.
• Suchen ist schneller als Raten. Lass den Agenten freie Zeiten ermitteln, statt einen Wunschtermin zu erfragen und ihn dann abzulehnen.
• Läuft die Anmeldung der Mailbox ab, schlagen alle Kalenderaktionen fehl. Die Instanz steht dann auf Neu verbinden.