E-Mail senden

Was der Baustein macht

E-Mail senden verschickt eine E-Mail über eine verbundene Mailbox. Typisch sind Bestätigungen nach einer Terminbuchung, Benachrichtigungen an das eigene Team oder eine Zusammenfassung im Anschluss an ein Gespräch.

Der Baustein lässt sich in allen drei Phasen einsetzen: vor, während und nach dem Anruf.

Mailbox auswählen

Unter Mailbox auswählen legst du fest, über welches Postfach gesendet wird. Zur Auswahl stehen nur Postfächer, die unter Integrationen verbunden sind — siehe E-Mail und Kalender verbinden.

Hinweis zur Beschriftung: Die Auswahl kann noch die Bezeichnungen „Partner-Mailbox“ und „Kunden-Mailbox“ tragen. Gemeint ist damit die zentrale Mailbox deines Kontos gegenüber der Mailbox, die für die jeweilige Instanz verbunden wurde. Die zentrale Variante ist sinnvoll, wenn alle Nachrichten von einer Adresse ausgehen sollen; die instanzspezifische, wenn jeder Standort unter eigener Adresse schreibt.

Die Felder

• Empfänger — die Zieladresse. Hier kannst du auch einen Wert aus dem Gespräch einsetzen, etwa die zuvor erfragte E-Mail-Adresse des Anrufers.
• Betreff — die Überschrift im Postfach. Formuliere ihn so, dass der Inhalt sofort erkennbar ist.
• Nachricht — der Text. Auch hier lassen sich Werte aus dem Gespräch einsetzen.
• CC (Kopie) und BCC (Blindkopie) — weitere Empfänger.
• Antwortadresse — die Adresse, an die Antworten gehen sollen.

Die Antwortadresse nicht vergessen

Wenn der Agent im Namen deines Unternehmens schreibt, sollte eine Antwort bei einem Menschen landen. Setze die Antwortadresse auf ein gepflegtes Postfach — sonst antwortet jemand ins Leere.

Worauf du achten solltest

• Adresse prüfen lassen. Erfrage die E-Mail-Adresse über Informationen erfragen mit der Vorlage E-Mail — sie bringt die passende Erwartung an das Format mit.
• Kurz halten. Eine Bestätigung mit drei Zeilen wird gelesen; eine mit dreißig nicht.
• Nicht während des Gesprächs auf den Versand warten lassen. Für Bestätigungen ist die Nachbearbeitung hinter Anruf beendet meist der bessere Ort.
• Ist die Mailbox nicht verbunden oder abgelaufen, schlägt der Versand fehl. Den Ausgang siehst du in den Integrations-Logs.